档案人员岗位制度
一,认真学习,贯彻和宣传《档案法》及其实施办法,掌握上级有关档案工作方针,政策,认真执行本校档案管理各项制度.
二,对本校的各种门类,各种载体的档案进行集中统一管理确保档案实体的齐全,完整和准确,系统.
三,对本校各处室形成的各种文件材料,案卷做到收集齐全,分类科学,组卷合理,保管科学和方便利用.
四,编制案卷目录,卡片,索引,资料汇编等检索工具.
五,按照上级规定,对到期的档案及时进行鉴定和处理工作.
六,认真做好档案资料的保管工作.档案室做到"七防".对老化,变质和损坏的档案及时采取补救措施.
七,严格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,严禁带无关人员进入档案室,离开档案室须关门窗.
九,档案工作人员调离岗位时,应将工作有关内容逐步移交,并开具移交清单一式二份,经接收人员认真清点,核对无误,双方共同签字移交后方可离岗.
十,档案室人员平时应注意学习有关档案业务知识,提高自身素质.
档案借阅制度
一,本校各业务部门人员,因工作需要,可查阅与本部门工作有关的档案:其它部门需要查阅档案的,经校领导批准后,方可查阅;
二,外单位人员查阅档案,须持县,团级以上单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅;
三,查阅档案一律在阅档室,事先填写查(借)阅档案登记册;外单位借阅档案,必须持有借阅单位的公函,经学校分管领导批准,并办理借阅手续后,方可借出,借阅时间不超过一周,确因需要,必须延期的,需办理续借手续;
四,查阅档案单位和个人,不得拆散,抽取,涂改,勾画和改变档案原貌,对丢失和损坏者要追究责任;
五,阅档时,应保持安静,自觉遵守查阅秩序,严禁吸烟,确保;
六,因工作需要调离本单位的人员,如有在本校档案室借阅档案的,必须办理归还手续后,方可办理调动手续.
档案的保管是一个重要过程，纸质档案虽然容易损坏但也有它自身的应用价值，所以也一直被人们使用。但由于纸质档案的特殊性，如果保管的方法不档很容易使档案文件受潮受损，而且对于保管也十分复杂，所以需要具有相关知识的人员专门对纸质档案进行归类和保管。
我们先来看看哪些因素会影响纸质档案的存放，需要我们注意哪些事项。强光直身容易使纸变黄变硬甚至破碎，环境不通风会使空气的潮湿度过大，容易使档案受潮，这样纸张上的文字就会模糊，甚至发霉。纸质档案也不能保存在高湿的环境中，因为温度过高会使纸中的分子活跃，使纸质档案的寿命变短，而且温度过高会对一些生物的繁衍提供环境，对档案的造成威胁。
空气中的灰尘也会对档案纸造成破坏，灰法吸附到纸张上，时间长了文字的辨识度降低，如果空气中存在腐蚀性的气体时，还会对对纸张的保存造成威胁。
纸质档案如何进行有效的保管方法：
1、控制档案室的温度、湿度，使其保持在适于档案文件存放的稳定温度，保持档案室的通风换气，使档案室保持干燥，并经常测量档案室的温度、湿度等。
2、避免光照对档案的影响，不要将纸质档案放在强光处，重要的档案更要特别进行保管，应放在暗处通风的环境中，以免对档案造成损坏。
3、档案保管人员应定期的清理卫生，并要防止灰尘进入档案室内。定期对档案进行，防止霉菌的衍生，定期检查，如果发现有发霉的档案应及时处理。
纸质档案的保管应认真做好，它是记录某个人或事的一个过程，应采取相应的措施防止档案被破坏或损失。对于纸质档案的保管存放，可以使用档案盒进行封装，采用无酸纸制作，可以使档案文件长期保存不发霉、不变质。