为避免返工、铺张时间和增加工作量，检查档案内文件的数目和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。这就要求档案部分加强对归档文件收拾整顿、立卷工作全过程的指导、监视，尽早派人到文书部分和业务部分检查、监视文件收拾整顿、立卷工作，及时发现、指出和纠正题目。这一步工作做得越好，在移交检查时泛起返工的概率就越小，工作效率就越高。

归档文件的档案检查完毕，对符合要求的档案就可以办理详细移交手续。详细移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容盘点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部分或业务部分保存备查；两份存档案部分。对于文件数目少的机关集团，可由档案部分同一编制归档文件目录或案卷目录，移交时，由档案部分开据移交凭据，各部分可不必再单独编制移交目录。对于文件工作和档案工作“一肩挑”的机关集团，在文件处理与档案工作之间没有中间环节，归档工作在平时都已完成，因此也就没有必要办理归档手续。但在文书职员发生变动时，必需依上述程序办理移交手续